Gratis factuursjabloon voor Nederland & België

Een factuursjabloon (ook wel factuurtemplate of factuurmodel) is een vooraf opgemaakt document met alle verplichte velden: factuurnummer, datum, gegevens van de leverancier en afnemer, omschrijving, BTW en totalen. Het zorgt voor consistente, correcte facturen zonder dat u elke keer opnieuw begint.

Een Nederlandse factuur moet bevatten: een doorlopend factuurnummer, de factuurdatum en leveringsdatum (indien afwijkend), naam en adres van de leverancier, KvK-nummer (8 cijfers), BTW-identificatienummer (NL123456789B01), naam en adres van de afnemer inclusief BTW-nummer (voor B2B), omschrijving van de goederen of diensten, hoeveelheid en prijs per eenheid excl. BTW, BTW-tarief en BTW-bedrag, en het totaalbedrag inclusief BTW. Staat de afnemer in het buitenland? Dan dient BTW-verlegd of 0%-tarief te worden vermeld.

Een Belgische factuur moet bevatten: een opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum, naam en adres van de verkoper met het Belgische BTW-nummer (BE0123.456.789) en het ondernemingsnummer (KBO/BCE, 10 cijfers), naam en adres van de koper inclusief BTW-nummer (B2B), een gedetailleerde omschrijving van de goederen of diensten, hoeveelheden en eenheidsprijzen excl. BTW, de toegepaste BTW-tarieven en bedragen, het totaalbedrag excl. BTW en het totaalbedrag incl. BTW, en bankgegevens (IBAN aanbevolen).

Facturen moeten een doorlopende, chronologische nummering hebben zonder onderbrekingen. U mag geen nummers overslaan of verwijderen. Een veelgebruikt formaat is 2026-001, 2026-002 enzovoort. Invoicia beheert de nummering automatisch en garandeert de vereiste volgorde.

In Nederland dient u facturen minimaal 7 jaar te bewaren (10 jaar voor onroerend goed). In België geldt een bewaartermijn van 7 jaar. Invoicia slaat al uw facturen op in de cloud, zodat u ze altijd kunt raadplegen via uw dashboard.

Een factuursjabloon in Word of Excel is rechtsgeldig als alle verplichte velden aanwezig zijn. Nadelen zijn handmatige BTW-berekening, nummering bijhouden en geen betalingsoverzicht. Facturatiesoftware zoals Invoicia automatiseert dit volledig en zorgt voor de juiste nummervolgorde.

Als u in aanmerking komt voor de KOR (omzet onder € 20.000/jaar), bent u vrijgesteld van BTW. Op uw factuur vermeldt u dan: 'Vrijgesteld op grond van artikel 25, Wet OB 1968'. U berekent geen BTW en vermeldt geen BTW-bedrag.

Ja. Het gratis abonnement geeft u 20 facturen per maand zonder creditcard. Inclusief PDF-export, e-mailverzending en PEPPOL XML-generatie. Het Pro-abonnement biedt onbeperkt factureren en directe PEPPOL-netwerkverzending.

Bij intracommunautaire dienstverlening aan btw-plichtige afnemers in andere EU-landen past u het btw-verlegd-mechanisme toe. Vermeld op de factuur: het btw-nummer van de afnemer, een btw-bedrag van € 0 en de tekst 'BTW verlegd' of 'Reverse charge — Art. 12 Wet OB 1968'. Invoicia ondersteunt dit: kies het 0%-tarief en voeg een factuurnoot toe met de verplichte vermelding.

Een gewone factuur is een betalingsverzoek dat boekhoudkundig door beide partijen verwerkt moet worden. Een pro-formafactuur is een niet-bindend indicatief document — gebruikt voor offertes, douaneformaliteiten of prijsindicaties. Een pro-formafactuur mag niet als omzet worden geboekt. Beide documenten kunt u aanmaken in Invoicia, waarbij de gewone factuur automatisch een doorlopend factuurnummer krijgt.