Gratis factuursjabloon voor Nederland & België

Een factuursjabloon (ook wel factuurtemplate of factuurmodel) is een vooraf opgemaakt document met alle verplichte velden: factuurnummer, datum, gegevens van de leverancier en afnemer, omschrijving, BTW en totalen. Het zorgt voor consistente, correcte facturen zonder dat u elke keer opnieuw begint.

Een Nederlandse factuur moet bevatten: een doorlopend factuurnummer, de factuurdatum en leveringsdatum (indien afwijkend), naam en adres van de leverancier, KvK-nummer (8 cijfers), BTW-identificatienummer (NL123456789B01), naam en adres van de afnemer inclusief BTW-nummer (voor B2B), omschrijving van de goederen of diensten, hoeveelheid en prijs per eenheid excl. BTW, BTW-tarief en BTW-bedrag, en het totaalbedrag inclusief BTW. Staat de afnemer in het buitenland? Dan dient BTW-verlegd of 0%-tarief te worden vermeld.

Een Belgische factuur moet bevatten: een opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum, naam en adres van de verkoper met het Belgische BTW-nummer (BE0123.456.789) en het ondernemingsnummer (KBO/BCE, 10 cijfers), naam en adres van de koper inclusief BTW-nummer (B2B), een gedetailleerde omschrijving van de goederen of diensten, hoeveelheden en eenheidsprijzen excl. BTW, de toegepaste BTW-tarieven en bedragen, het totaalbedrag excl. BTW en het totaalbedrag incl. BTW, en bankgegevens (IBAN aanbevolen).

Facturen moeten een doorlopende, chronologische nummering hebben zonder onderbrekingen. U mag geen nummers overslaan of verwijderen. Een veelgebruikt formaat is 2026-001, 2026-002 enzovoort. Invoicia beheert de nummering automatisch en garandeert de vereiste volgorde.

In Nederland dient u facturen minimaal 7 jaar te bewaren (10 jaar voor onroerend goed). In België geldt een bewaartermijn van 7 jaar. Invoicia slaat al uw facturen op in de cloud, zodat u ze altijd kunt raadplegen via uw dashboard.

Een factuursjabloon in Word of Excel is rechtsgeldig als alle verplichte velden aanwezig zijn. Nadelen zijn handmatige BTW-berekening, nummering bijhouden en geen betalingsoverzicht. Facturatiesoftware zoals Invoicia automatiseert dit volledig en zorgt voor de juiste nummervolgorde.

Als u in aanmerking komt voor de KOR (omzet onder € 20.000/jaar), bent u vrijgesteld van BTW. Op uw factuur vermeldt u dan: 'Vrijgesteld op grond van artikel 25, Wet OB 1968'. U berekent geen BTW en vermeldt geen BTW-bedrag.

Ja. Het gratis abonnement geeft u 20 facturen per maand zonder creditcard. Inclusief PDF-export, e-mailverzending en PEPPOL XML-generatie. Het Pro-abonnement biedt onbeperkt factureren en directe PEPPOL-netwerkverzending.

Bij intracommunautaire dienstverlening aan btw-plichtige afnemers in andere EU-landen past u het btw-verlegd-mechanisme toe. Vermeld op de factuur: het btw-nummer van de afnemer, een btw-bedrag van € 0 en de tekst 'BTW verlegd' of 'Reverse charge — Art. 12 Wet OB 1968'. Invoicia ondersteunt dit: kies het 0%-tarief en voeg een factuurnoot toe met de verplichte vermelding.

Een gewone factuur is een betalingsverzoek dat boekhoudkundig door beide partijen verwerkt moet worden. Een pro-formafactuur is een niet-bindend indicatief document — gebruikt voor offertes, douaneformaliteiten of prijsindicaties. Een pro-formafactuur mag niet als omzet worden geboekt. Beide documenten kunt u aanmaken in Invoicia, waarbij de gewone factuur automatisch een doorlopend factuurnummer krijgt.

Een offerte is een vrijblijvend of bindend prijsvoorstel dat u vóór de uitvoering van de opdracht naar de klant stuurt — deze heeft geen boekhoudkundige waarde totdat de klant akkoord gaat. Een factuur wordt na (of tijdens) levering opgesteld en is een formeel betalingsverzoek met fiscale waarde en verplichte doorlopende nummering. Gebruik nooit hetzelfde sjabloon voor beide: een offerte hoeft geen factuurnummer te hebben, een factuur wel.

Bij grensoverschrijdende B2B-dienstverlening binnen de EU past u de btw-verleggingsregeling toe: u factureert zonder BTW, vermeldt het BTW-nummer van de klant en de tekst 'BTW verlegd' of 'Reverse charge — Intra-EU supply'. De klant berekent en betaalt de BTW zelf in zijn eigen land via de aangifte intracommunautaire prestaties (ICP). Invoicia ondersteunt dit met een 0%-tarief en een automatische factuurnotitie.

Na het verstrijken van de vervaldatum kunt u een betalingsherinnering sturen, gevolgd door een formele aanmaning met wettelijke rente en eventueel incassokosten. Blijft betaling uit, dan is een ingebrekestelling per aangetekende brief de volgende stap, voordat u een incassobureau of gerechtelijke procedure inschakelt. Bewaar altijd een kopie van de oorspronkelijke factuur en alle herinneringen — Invoicia houdt de betaalstatus van elke factuur automatisch bij.

Verplichte e-facturering (zoals Peppol voor de Nederlandse en Belgische overheid, en de aankomende B2B-verplichting in België) verandert het verzendformaat naar gestructureerde XML, maar niet de wettelijk verplichte inhoud van uw factuursjabloon — factuurnummer, BTW, KvK-nummer blijven verplicht. Invoicia genereert facturen al automatisch in het PEPPOL BIS Billing 3.0-formaat (UBL XML), naast de gewone PDF.

Ja. Een factuursjabloon is een vaste structuur — u past alleen de klantgegevens, omschrijving en bedragen aan per factuur; de opmaak, nummering en verplichte vermeldingen blijven gelijk. In Invoicia legt u klanten eenmalig vast en hergebruikt u ze op elke nieuwe factuur, zodat u nooit gegevens hoeft over te typen.

Een creditnota is een correctiedocument dat een eerder verzonden factuur geheel of gedeeltelijk terugdraait — bijvoorbeeld bij een verkeerd bedrag, een verkeerd BTW-tarief of een retourzending. U mag een verzonden factuur nooit rechtstreeks aanpassen, omdat de doorlopende nummering dan niet meer klopt. In plaats daarvan maakt u een creditnota met een eigen nummer die verwijst naar het oorspronkelijke factuurnummer, en stuurt u eventueel een nieuwe, correcte factuur. Invoicia genereert een creditnota automatisch vanuit de originele factuur.

Beide zijn toegestaan zolang de factuur binnen de wettelijke bewaartermijn (7 jaar in Nederland en België, 10 jaar voor onroerend goed in Nederland) leesbaar en controleerbaar blijft. Digitale opslag heeft de voorkeur van de meeste boekhouders omdat facturen dan niet kunnen verdwijnen of beschadigen. Invoicia bewaart elke factuur automatisch in de cloud, inclusief de originele PDF en de PEPPOL UBL-XML.

Is een factuur oninbaar (de klant betaalt definitief niet, bijvoorbeeld door faillissement), dan kunt u de reeds afgedragen BTW terugvragen bij de Belastingdienst via de eerstvolgende BTW-aangifte. De onderliggende factuur en creditnota moeten aantonen dat het bedrag daadwerkelijk oninbaar is. Bewaar altijd het bewijs van aanmaning en eventuele incassopogingen als onderbouwing.

Elke verzonden factuur is een boekhoudkundig document dat in het verkoopboek verwerkt moet worden, en de gegevens uit uw factuursjabloon bepalen de kwaliteit van die boeking. Factuurnummer, datum, BTW-bedrag en KvK-gegevens moeten exact overeenkomen met wat uw boekhouder of accountant vastlegt bij de aangifte. Werkt u met een los Word- of Excel-sjabloon, dan moet u deze gegevens handmatig overtypen naar uw boekhoudsysteem, wat de kans op fouten of een vergeten factuur vergroot. Invoicia bewaart alle facturen, creditnota's en betaalstatussen overzichtelijk in één dashboard, zodat u of uw boekhouder eenvoudig kunt exporteren voor de BTW-aangifte zonder handmatige overtypwerk.

Een aanbetalingsfactuur (of voorschotfactuur) vraagt een gedeeltelijke betaling vóór de levering — gebruikelijk bij grote projecten, maatwerk of nieuwe klanten. Ook een aanbetalingsfactuur heeft een eigen doorlopend factuurnummer, het toepasselijke BTW-bedrag over het gevraagde bedrag, en een duidelijke verwijzing naar de offerte of order waarop het voorschot betrekking heeft. Bij afronding van het project stuurt u een slotfactuur waarop het reeds gefactureerde voorschot in mindering wordt gebracht.